Центр консалтинговых проектов автоматизировал документооборот для петербургской промышленной группы «Позитрон»

Электронный документооборот на платформе 1С помог избавиться от потерь документов, снизить время регистрации и обработки, а также оптимизировал процесс согласования договоров.

ОАО «Позитрон» – производственная группа, которая занимается выпуском промышленных компьютеров на базе отечественных процессоров «Эльбрус». Предприятие занимает лидирующие позиции на рынке импортозамещения. В структуру группы компаний входят 4 предприятия, поэтому налажена сложная и многоуровневая система обмена документами.

– Перед внедрением системы электронного документооборота (СЭД) наши сотрудники взаимодействовали посредством электронной почты, телефонной связи, а документы для согласования и утверждения передавали фактически «из рук в руки». Это не раз приводило к потере значительному времени, к скоплению документов, назначение и источник которых не совсем очевиден, а процесс согласования, в котором участвуют, как минимум, 5 согласующих из различных подразделений компании, затягивался на несколько месяцев, – рассказал Захар Кондрашов, коммерческий директор ОАО «Позитрон». – Использование новой подсистемы по работе с процессами и задачами позволило забыть об этих проблемах.

Для автоматизации бизнес-процессов заказчик выбрал тиражный программный продукт фирмы 1С «Документооборот 8». Внедрение системы проектная группа Центра консалтинговых проектов (ЦКП, входит в группу «IT Полюс») вела совместно с IT-подразделением заказчика. Специалисты провели обследование бизнес-процессов ОАО «Позитрон», по результатам которого создали схему использования системы.

С помощью СЭД были автоматизированы процессы по работе с входящими и исходящими документами, процессы по учету договоров и обработке служебных записок. Были настроены шаблоны комплексных процессов с использованием условий проверки выполнения задач и правил маршрутизации.

– Наиболее масштабный для настройки процесс – работа с договорами. В процессе задействованы сотрудники всех подразделений организации. В компании используют около 7 видов договоров, для каждого создан удобный шаблон комплексного процесса учета, который содержит несколько этапов, последовательность выполнения которых зависит от определенных условий. Эта последовательность дополнительно структурирует работу сотрудника, отвечающего за процессы согласования документации, – рассказала директор по производству Центра консалтинговых проектов Светлана Антонова. – Также вместо ранее применявшегося линейного согласования договоров (бумажный документ по очереди переходил от одного согласующего к другому) мы перешли к параллельному. Теперь электронный проект договора рассылается сразу всем заинтересованным лицам, что существенно сокращает время. Срок согласования сократился в 2,5 раза. Все вопросы, возникающие при работе над договором, сотрудники обсуждают на специальном форуме, что сводит к минимуму использование электронной почты, которая не всегда позволяет получить быстрый ответ на вопрос.

В результате проекта все документы группы компаний размещены в единой электронной системе. Сформирован удобный архив договоров и юридических документов, значительно сократились сроки их поиска и обработки. У руководителей подразделений появилась возможность ставить и отслеживать выполнение сотрудниками производственных поручений. Для сотрудников настроены «рабочие столы пользователей», в которых содержится актуальная информация по текущим задачам, применяются различные напоминания о сроках выполнения.

– Достигнута максимальная прозрачность бизнес-процессов – на смену витиеватым схемам согласования пришли простые и понятные, которые исключают повторение лишних действий. Например, ранее входящий документ после рассмотрения генеральным директором возвращался к секретарю, и только после этого рассылался ответственным. Сейчас генеральный директор, наложив свою резолюцию после рассмотрения, автоматически отправляет документ исполнителям, – рассказал Захар Кондрашов, коммерческий директор ОАО «Позитрон». – Улучшилась исполнительская дисциплина – сотрудники и руководители в любой момент могут увидеть сводку по текущей работе: подробное описание поставленных задач, статус выполнения, сроки.

В настоящее время система находится на стадии промышленной эксплуатации. Специалисты Центра консалтинговых проектов провели обучение и инструктажи пользователей, дальнейшее сопровождение ведется сотрудниками IT-отдела заказчика. Применение средств электронного документооборота позволило ОАО «Позитрон» существенно повысить эффективность бизнес-процессов, оптимизировать контроль выполнения работ и перевести на качественно новый уровень бизнес-культуру организации.