Наводим порядок в документах – как сделать документооборот удобным

Возможен ли эффективный бизнес без порядка в документах, как выстроить систему хранения и работы с информацией и задачами, и какой результат дает внедрение автоматизированных систем учета – обсудили на семинаре-практикуме, прошедшем в конце мая в Санкт-Петербурге

Семинар «Автоматизация документооборота предприятия. Опыт внедрений» собрал на своей площадке руководителей предприятий, it-директоров, экспертов по внедрению автоматизированных систем управления, представителей бизнеса и государственных структур. Организаторы – Центр консалтинговых проектов и фирма АС-Консалтинг – постарались сделать мероприятие в первую очередь практическим и полезным для гостей.

Эффективность бизнеса зависит не только от предприимчивости, не меньше – от порядка в документах компании. Современные способы организации документооборота предоставляют возможность не только хранить и согласовывать приказы и договоры в единой базе и с соблюдением сроков, но и в режиме реального времени вести контроль над выполнением задач сотрудниками. К примеру, для этого подходит программа «1С:Документооборот», методологические и практические аспекты внедрения которой были представлены спикерами семинара.

Елена Чистякова, эксперт-методолог по внедрению систем электронного документооборота 1С, рассказала о подготовке к автоматизации и методике внедрения.

Татьяна Разумовская, бизнес-аналитик и управляющий консалтингового агентства Business Expert, рассмотрела постановку и автоматизацию документооборота как первый шаг к сертификации по ISO и оптимизации бизнес-процессов на предприятии.

Ольга Яковенко, заместитель генерального директора ООО «Центр консалтинговых проектов», представила многочисленные практические кейсы внедрения программного продукта с описанием эффективности на показателях реальных компаний.

– При внедрении «1С: Документооборот» в электросетевой компании, судостроительном заводе, крупном НИИ и на других предприятиях более чем в 5 раз было сокращено время на доставку документов конечному адресату, согласование договоров стало проходить в 3-4 раза быстрее, более чем в 2 раза сократилось количество сотрудников в секретариате, – рассказала Ольга Яковенко. – И главное, документы перестали «застревать» и теряться в 99% случаев. При этом, переход на систему электронного документооборота позволяет обеспечить выполнение всех требований государства: обеспечивает нужные сроки и безопасные условия хранения документов, защиту от изменений, корректную передачу документов организации в случае смены руководителя.

Во второй части участники смогли задать вопросы выступающим и получить консультации по программному продукту «1С:Документооборот». Между участниками семинара возникла дискуссия о применении практик и внедрении системы документооборота на конкретном предприятии. Каждый поделился опытом и узнал что-то новое от коллег.

– Мы всегда стараемся использовать в своей компании те продукты, которые предлагаем клиентам. Внедрение «1С: Документооборот» прошло в нашей компании более года назад. Это помогло навести порядок в документах, мы оценили преимущества целого ряда «фишек» данной программы, – рассказала спикер мероприятия Ольга Яковенко, заместитель генерального директора ООО «Центр консалтинговых проектов». – В нашей компании налажена бесшовная интеграция программы «1С:Документооборот» и «1С:Бухгалтерия предприятия». Каждый документ, который мы отправляем клиенту или который поступает к нам, сканируется по штрих-коду. Информация о нем мгновенно попадает в общую базу (электронный архив), к которой обращаются обе программы. Благодаря этому, наша бухгалтерия всегда в курсе, где какой документ находится в данный момент, кто ответственен за него, документы клиентов никогда не теряются. Электронный архив позволил бухгалтерам компании избавиться от необходимости вручную искать конкретный акт или договор в массивных стеллажах с папками. Конечно, бумажный архив также хранится в компании, но практически мы к нему не обращаемся. Таким образом, мы на себе прочувствовали все плюсы от внедрения 1С Документооборота, что и советуем нашим клиентам.

Центр консалтинговых проектов планирует продолжить цикл практических семинаров по построению бизнес-процессов на предприятии с применением программных продуктов 1С. Информация о будущих мероприятиях будет доступна на сайте.

Центр консалтинговых проектов (ЦКП) предоставляет широкий спектр услуг по созданию, интеграции и сопровождению информационных систем делового назначения, адаптации решений для различных учреждений и компаний. ЦКП работает под маркой «1С:ФРАНЧАЙЗИНГ», имеет статусы «Центр компетенции по документообороту», «Центр компетенции по ERP-решениям», «Центр компетенции по бюджетному учету» (ЦКБ), в штате работают аттестованные фирмой «1С» специалисты, что гарантирует высокое качество услуг.

Задать дополнительные вопросы, узнать больше о компании можно по телефонам: 8(8152) 69-27-00, 8(812)244-71-33; эл.почте info@it-murman.ru или на сайте www.it-murman.ru.