В соответствии с действующим законодательством представлять отчетность в Пенсионный фонд РФ в форме электронного документа с электронной подписью обязаны страхователи с численностью сотрудников свыше 25 человек. Однако представлять отчетность в ПФР таким образом могут все организации и индивидуальные предприниматели, независимо от численности сотрудников.

Отделение Пенсионного фонда рекомендует подключаться к системе электронного документооборота всем работодателям, которые по-прежнему сдают отчетность лично или на бумажном носителе, в особенности это касается вновь зарегистрированных организаций и индивидуальных предпринимателей, использующих труд наемных работников.

Преимущества представления отчетности по электронным каналам связи очевидны: это экономия материальных и трудовых затрат, а главное – это экономия времени. Страхователи, подключенные к системе электронного документооборота ПФР, могут отправлять в течение 2-3 минут сведения в органы ПФР со своего рабочего места в любое время суток, в том числе и в выходные дни. У них появляется возможность представлять сведения с первого раза без ошибок благодаря встроенной программе проверки и получать из органов ПФР протоколы проверки представляемых документов на свое рабочее место. Кроме того, по электронным каналам связи страхователи могут оперативно получать из ПФР информационные рассылки, а также направлять в органы ПФР письма, запросы и другую информацию.

Чтобы подключиться к системе электронного документооборота ПФР, необходимо заключить договор с региональным представителем Удостоверяющего центра, а также соглашение с территориальным органом ПФР по месту регистрации. Страхователи также могут представлять отчетность в ПФР через уполномоченных представителей - это организации, которые в рамках договора берут на себя обязательство по передаче отчетности в орган ПФР с электронной подписью по телекоммуникационным каналам связи.

Вся отчетность, переданная посредством электронного документооборота, зашифрована. Прочесть файлы с документами может только территориальный орган ПФР, поскольку он располагает ключами для расшифровки сообщения.

В Мурманской области к системе электронного документооборота с ПФР подключились уже 85% работодателей региона.

Дополнительную информацию о подключении к электронному документообороту, а также форму соглашения с ПФР можно получить в территориальном органе Пенсионного фонда России по месту регистрации организации или на официальном сайте.